Основні вимоги до написання ОФІЦІЙНОГО ЛИСТА(Зразок)

Офіційні листи (formal letters) зазвичай надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, із якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). До офіційних листів відносять зокрема листи-заяви (letters of application) та листи-скарги (letters of complain). При написанні таких листів використовують офіційний стиль, для якого є характерним увічливий, нейтральний тон, а також уживання офіційної лексики (пасивних конструкцій, формальних слів-зв’язок, відповідних форм привітання та прощання тощо). Неприйнятним є вживання розмовних виразів, скорочених форм тощо.

Офіційний лист (formal letter) складається з таких частин:

Зазвичай у листі цього типу висловлюють прохання прийняти на роботу, зарахувати на певний курс навчання тощо.

• Офіційне привітання (formal greeting): Dear Sir/Madam – коли невідоме ім’я особи, якій адресовано лист; Dear Ms. Brown – коли відоме ім’я особи, якій адресовано лист.
• Вступ (introduction або opening remarks), у якому чітко визначено мету написання листа. має містити фрази: I would like to apply for… / I am writing to apply for the position… / With reference to your advertisement… / I am writing in post of your advertisement… / I am writing to enquire whether… / I am writing with regard to your advertisement… / I would like to be consider for… / I consider myself to be… тощо.

• Основна частина (main body), у якій розкрито основну тема (теми) детально. Ця частина складається з кількох абзаців, кожен з яких присвячено окремій підтемі (кількість абзаців в основній частині листа залежить від умови завдання). I have had experience of… / Two years ago I was employed as… / I worked as … before … тощо.

• Заключна частина (conclusion або closing remarks), у якій потрібно підбити підсумок написаному в листі. I would be grateful if you could… / I would appreciate a reply… / I would appreciate it if you could… / I am available for… / I look forward to hearing from you… / I look forward to receiving your response in the near future… / I enclose references from my last employer… тощо.
• Офіційне прощання (formal ending): Yours faithfully (якщо не відоме ім’я особи, до якої звертаються в листі) або Yours sincerely (якщо відоме ім’я особи, до якої звертаються) та повне ім’я й прізвище адресанта (особи, яка пише лист).
• Офіційний лист (Зразок)
  You would like to work in Great Britain this summer. And you have read this advertisement in a newspaper
  
  Write a letter of application. In your letter write about:
  • why you are writing
  • your personal qualities, language skills and experience with children
  • why you think this work experience would be important for your future
  Write a letter of at least 100 words. Do not use your real name or any other personal information. Start your letter in an appropriate way.
  Dear Mr. Griffin,
  I am writing to apply for the position of school helper advertised in The Times yesterday.
  At present I am a 17-year-old student. In May, I will be graduating from School. I have been certificate in both English and German and I speak both fluently.
  At school I developed strong organizational skills. I organized events, led meetings and assisted junior students. I was awarded a diploma in Arts, so I can organize different outdoor contests. Being a good swimmer I can assist the coach in the pool. Therefore, I feel that I would be well-suited for the position. Also, I regard myself as energetic, sociable, helpful, and patient and I like working with children. What is more, my knowledge in Arts will be useful, too.
  Since the holidays include the months of July and August, I will have no other commitments and will be available to work at any time for as many hours as needed, including evenings.
  It will be a valuable experience for me to work with kids before starting my career, as I’m going to be a teacher.
  I would appreciate the opportunity to discuss my qualifications more fully in an interview. I can be reached at 545-555-654. Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you.
  Yours sincerely,
  Jane Black
  Коментар. У цій роботі автор опрацьовує всі три умови повністю. Він указує на причину, що спонукала його до написання листа, а також розповідає про рівень володіння англійською мовою, характеризує себе як особу відповідальну, енергійну, комунікабельну. І, звичайно, пояснює чому для нього важливий досвід роботи помічником у мовній школі.
  Це власне висловлення побудовано логічно й послідовно. Автор використовує з’єднувальні елементи, що забезпечують зв’язок між частинами тексту на рівні змістових абзаців, а також окремих речень у абзацах. У тексті наявні сполучники сурядності та підрядності, слова-зв’язки, вставні слова (Therefore, Since, as….as тощо), ужиті доречно.
  Стиль висловлення, формат тексту повністю відповідають меті написання офіційного листа. Текст структурований за змістовими абзацами.
  У висловленні автор продемонстрував достатній словниковий запас для висвітлення заданої комунікативної ситуації за темами «Характер людини», «Плани на майбутнє, вибір професії» і «Особистісні пріоритети». Лексичних помилок немає.
  У роботі використано різні типи речень, ужито різні граматичні структури (дієслівні часи – Present Simple, Continuous, Perfect тощо). У роботі немає помилок.